Cahier des charges site web : modèle et exemples

Un cahier des charges de site web qui met tout le monde d'accord

Un cahier des charges, c'est le document qui met tout le monde d'accord avant de produire un site. Il dit ce que le site doit faire, pour qui, avec quelles contraintes et selon quelles priorités.

Il n'a pas besoin d'être un pavé. Pour moi, un bon cahier des charges ne cherche pas l'exhaustivité, il cherche la clarté. Ce guide vous donne la méthode pour recueillir le besoin, les rubriques à remplir, un modèle à copier et des exemples selon le type de site.

TL;DR : un cahier des charges de site web décrit l'objectif du site, ses publics, ses parcours clés, son arborescence, ses fonctionnalités prioritaires et ses contraintes techniques et légales. Il se rédige après un vrai recueil du besoin, tient souvent en quelques pages et sépare ce qui sort dans le premier lot de ce qui peut attendre.

Définition. Le cahier des charges d'un site web est le document de référence partagé entre l'entreprise et son prestataire. Il traduit un besoin métier (plus de demandes, vente en ligne, recrutement) en exigences vérifiables : pages, fonctionnalités, contenus, performances, accessibilité, sécurité. On distingue souvent sa partie fonctionnelle (ce que le site fait) de sa partie technique (comment il est construit).

Pourquoi rédiger un cahier des charges avant de consulter des prestataires ?

Parce que sans cap commun, chacun interprète le projet à sa façon. Le cahier des charges rend les devis comparables, protège votre budget et évite les retours « ce n'est pas ce que j'avais en tête ». Il vous oblige surtout à prioriser : ce qui sort en premier, et ce qui peut attendre.

Les dérives de projet informatique sont documentées. Sur 1 471 projets informatiques étudiés par Flyvbjerg et Budzier, le dépassement de coût moyen atteignait 27 %, et un projet sur six dérapait bien au-delà. La cause la plus fréquente sur un site de PME n'est pas technique : c'est un périmètre qui bouge parce qu'il n'a jamais été écrit.

C'est aussi un outil de dialogue en interne. Le document fait travailler ensemble la direction, le commercial, le marketing, parfois l'informatique et le juridique. Bien fait, il accélère les décisions.

Comment recueillir le besoin avant d'écrire ?

Le recueil du besoin se fait en cinq temps : l'objectif business, le contexte existant et ses contraintes, les publics et leurs usages, le périmètre fonctionnel, puis les priorités. Commencez toujours par le « pourquoi ». Un site n'est jamais une fin en soi : il sert une stratégie commerciale.

L'objectif business. Pourquoi créer ou refondre ce site maintenant ? Plus de demandes de devis, plus de ventes, moins d'appels au service client, des candidatures ? Choisissez un indicateur de succès mesurable. « Améliorer notre présence en ligne » n'est pas un objectif, c'est une intention.

Le contexte existant et les contraintes. Un site existe-t-il déjà ? Qu'est-ce qui fonctionne, qu'est-ce qui ne fonctionne plus ? Y a-t-il une identité graphique, un CMS, un hébergeur, des outils déjà en place ? Quelles compétences avez-vous en interne pour rédiger, photographier ou mettre à jour ? Existe-t-il une échéance imposée par une obligation réglementaire ou un événement ?

Les publics et leurs usages. Qui visite le site et pour quoi faire ? Un prospect cherche vite de quoi se rassurer, un partenaire cherche un contact, un candidat cherche des offres. Sur quel appareil ? Avec quels besoins d'accessibilité ou de langue ?

Le périmètre fonctionnel. Méfiez-vous des termes flous. Un « simple formulaire de contact » peut cacher une vraie complexité. Doit-il envoyer un e-mail, alimenter un CRM, accepter des pièces jointes, rediriger vers une page de confirmation ? Chaque réponse change le travail.

Les priorités. Classez chaque besoin selon son impact business et sa complexité. Ce qui a un fort impact et une complexité raisonnable part dans le premier lot. Le reste attend.

Impliquez les personnes au contact des clients. Le commercial connaît les objections, l'accueil connaît les questions qui reviennent. Un besoin recueilli seulement auprès de la direction a toujours des angles morts.

Que doit contenir un cahier des charges de site web ?

Un cahier des charges utile contient douze rubriques : un résumé, le contexte, les publics, les parcours clés, l'arborescence et les gabarits, le contenu, le design et l'accessibilité, les performances, les fonctionnalités, les intégrations, l'hébergement et la sécurité, la mesure. Il décrit d'abord un problème, puis l'expérience attendue, puis la solution.

Le contexte et l'objectif

Expliquez pourquoi le site existe et racontez en quelques lignes la situation actuelle : ancien site lent, identité à moderniser, formulaires peu utilisés. Donnez un objectif mesurable, par exemple doubler les demandes de devis qualifiées ou améliorer le taux de conversion sur mobile.

Les publics et leurs tâches

Décrivez deux ou trois profils, pas dix. « Acheteur pressé sur mobile », « professionnel qui compare des caractéristiques », « candidat qui cherche des offres claires ». Pour chacun, notez la tâche à réussir : trouver une prestation, comparer deux offres, déposer un CV sans créer de compte.

Les parcours clés

Listez les chemins les plus importants : découverte d'un service, demande de rendez-vous, ajout au panier et paiement, téléchargement d'une brochure. Décrivez les étapes et les points d'abandon possibles. Ils serviront à tester le site avant sa mise en ligne.

L'arborescence et les gabarits

Proposez une première carte du site, puis identifiez les gabarits : page service, fiche produit, article, page catégorie, cas client. Un gabarit est une structure réutilisable avec des éléments communs (titre, visuel, texte, bloc de questions, témoignages). Penser en gabarits réutilisables facilite aussi les évolutions : c'est la logique de composants qui a permis de faire évoluer un site riche en contenus comme celui de Flexio, dont l'équipe a été formée pour faire vivre les pages elle-même.

Le contenu et le ton

Dites qui écrit, qui valide et quel volume est prévu : pages de service, fiches, articles à reprendre. Donnez le ton souhaité (accessible, sobre, sans jargon). Si vous n'avez pas de guide de style, citez trois sites dont vous aimez la clarté et dites pourquoi.

Le design et l'accessibilité

Décrivez l'intention visuelle et vos contraintes de charte. Ajoutez les exigences d'accessibilité : contrastes, taille de police, navigation au clavier, textes alternatifs des images. Les références sont le référentiel général d'amélioration de l'accessibilité (RGAA) et les règles internationales WCAG du W3C.

Les performances et le mobile

Fixez des objectifs de vitesse sur mobile et demandez qu'ils soient mesurés du côté des vrais utilisateurs. Les signaux Web Vitals de Google donnent des seuils publics et vérifiables. Ce point doit être écrit dès le départ, car il oriente les choix techniques.

Les fonctionnalités indispensables

Identifiez ce qui est vraiment nécessaire pour la première version : formulaire avec pièces jointes, prise de rendez-vous synchronisée avec un agenda, paiement en ligne, recherche interne, espace client. Ne mélangez pas tout dans un même lot.

Les intégrations

Listez les outils tiers (CRM, e-mailing, paiement, ERP, messagerie) et le sens des échanges : lecture seule, écriture, synchronisation d'événements. Précisez qui détient les accès.

L'hébergement, la sécurité et le RGPD

Dites si vous avez un hébergeur ou si vous attendez une recommandation. Demandez des sauvegardes automatiques, un environnement de test séparé, un certificat HTTPS. Côté données personnelles, indiquez ce que vous collectez, pourquoi, et sur quelle base légale : la CNIL propose un point de départ clair sur le RGPD. Précisez vos attentes sur la gestion des cookies et autres traceurs.

Le référencement et la reprise de l'existant

Si un site existe déjà, exigez l'inventaire des pages actuelles, la reprise des contenus qui fonctionnent et un plan de redirections des anciennes adresses. C'est le point qui protège votre visibilité lors d'une refonte de site internet.

La mesure et le pilotage

Choisissez quelques indicateurs simples : demandes qualifiées, ventes, vitesse sur mobile, erreurs. Dites comment vous voulez les suivre : tableau de bord mensuel, alertes en cas d'anomalie.

Modèle de cahier des charges prêt à copier

Ce squelette tient sur une page et suffit souvent pour démarrer. Collez-le dans un document partagé et remplissez-le point par point.

1. Résumé. Objectif, cible, date souhaitée de mise en ligne, indicateurs de succès.

2. Contexte. Ce qui existe, ce qui ne fonctionne plus, pourquoi maintenant.

3. Publics et tâches. Trois profils, les tâches à réussir, les objections fréquentes.

4. Parcours clés. Étapes, points d'abandon, versions mobile et ordinateur.

5. Arborescence et gabarits. Carte du site, gabarits réutilisables, contenus dynamiques.

6. Contenu et ton. Volumes, responsables, style, preuves à intégrer.

7. Design et accessibilité. Intentions visuelles, charte, exigences RGAA.

8. Fonctionnalités. Liste courte : ce qui sort en premier, ce qui vient ensuite.

9. Intégrations. Outils tiers, rôle, sens de synchronisation, accès.

10. Hébergement, sécurité et RGPD. Environnements, sauvegardes, données collectées.

11. Référencement et mesure. Reprise de l'existant, redirections, indicateurs, outils.

12. Lots, jalons et gouvernance. Découpage en lots, points de validation, qui décide quoi.

Exemples de cahier des charges selon le type de site

Un cahier des charges n'est pas le même pour un site vitrine, une boutique en ligne ou un site institutionnel. Le squelette reste identique, ce sont les rubriques mises en avant qui changent.

Site vitrine B2B. L'objectif est la prise de contact. Mettez l'accent sur les parcours « je comprends l'offre » et « je demande un devis ». Prévoyez des gabarits de pages services et de cas clients, et décrivez ce qu'est une demande qualifiée pour vous : secteur, taille, zone.

Site d'un établissement avec plusieurs activités. Séparez clairement les publics. Pour The Craic, restaurant et bar du Novotel Annecy Centre, la structure devait distinguer la restauration des séminaires et rendre l'équipe autonome sur la mise à jour des contenus. Ce type d'exigence s'écrit dès le cahier des charges.

Boutique en ligne. Le cœur du document est le parcours d'achat : fiche produit, variantes, stock, frais de livraison lisibles, moyens de paiement, politique de retour. Ajoutez une rubrique sur les e-mails transactionnels et la facturation.

Site institutionnel. Insistez sur l'accessibilité, la gouvernance éditoriale et la durée de vie : rôles d'édition, circuit de validation, archivage, documentation courte.

Refonte. Ajoutez l'inventaire de l'existant, les pages à protéger et le plan de redirections. Le reste du document décrit ce qui doit changer, et pourquoi.

Quelle place donner aux maquettes dans le cahier des charges ?

Le cahier des charges ne contient pas les maquettes finales : il en fixe le cadre. Un schéma d'arborescence et quelques wireframes en noir et blanc suffisent pour faire comprendre l'ordre de l'information. Les maquettes graphiques et le prototype arrivent ensuite, pendant la phase de conception.

Ce qu'il doit préciser, c'est le déroulé de la validation : wireframes d'abord, maquettes ensuite, prototype cliquable si un parcours doit être testé. Plus un changement arrive tard, plus il coûte cher : déplacer un bloc sur un wireframe prend quelques minutes, le même changement sur un site développé oblige à reprendre le code. Le Nielsen Norman Group explique pourquoi les prototypes basse et haute fidélité ne produisent pas les mêmes retours.

Demandez aussi dans le document que les maquettes soient remplies avec vos vrais contenus, même provisoires, et qu'une version mobile existe pour chaque gabarit. Le détail de cette étape est dans notre guide sur la maquette de site web.

Comment découper le projet en lots et en jalons ?

Séparez le nécessaire du confortable. Le premier lot contient ce qui fait vivre le site dès sa mise en ligne. Le second regroupe les améliorations prévues ensuite. Un site qui sort propre et simple apprend plus qu'un site parfait qui sort en retard.

Les jalons suivent les grandes phases d'un projet web : cadrage, cahier des charges validé, design, développement, recette, mise en ligne. À chaque jalon correspond un livrable et une validation écrite.

Ajoutez une rubrique de gouvernance : qui pilote, qui valide le contenu, qui teste, qui répond aux questions du prestataire. Un planning n'est crédible que si la charge côté entreprise est prévue : production de contenu, retours sur maquettes, validation juridique. Ce sont ces points qui créent les décalages.

Comment gérer les demandes qui arrivent en cours de projet ?

Toute demande nouvelle passe par le même circuit : estimation, impact sur le planning et le budget, décision écrite. Si elle entre dans le périmètre, on avance. Sinon, elle rejoint le lot suivant ou fait l'objet d'un avenant. Rien n'est ignoré, rien n'est ajouté sans accord.

Ces glissements de périmètre sont la première cause de budgets qui dérapent. « On pourrait ajouter un fil d'actualités ? », « Il me faudrait une recherche avancée » : chaque demande paraît anodine, leur somme ne l'est pas. Le cahier des charges est l'outil qui permet de dire « oui, dans le lot suivant ».

Comment lancer la consultation des prestataires ?

Envoyez le même document à trois prestataires au maximum, avec une grille de lecture : compréhension du besoin, qualité des références, méthode, planning proposé et prix. Demandez un chiffrage par lot, les hypothèses retenues et une note sur les risques. Prévoyez un échange court pour répondre aux questions, puis décidez.

Pour la sélection elle-même, nos guides pour choisir un prestataire web et pour lire et comparer un devis de site internet détaillent les questions à poser et les pièges à repérer.

Quelles erreurs éviter en rédigeant son cahier des charges ?

Cinq erreurs reviennent souvent : mélanger souhaits personnels et besoins des utilisateurs, oublier le mobile dans les parcours, empiler les fonctionnalités sans les prioriser, ignorer la production du contenu et sous-estimer la recette. Toutes produisent le même effet : un projet qui avance sur une cible mouvante.

On remplit parfois ce document pour cocher une case. Le but est d'aligner, pas d'impressionner. Évitez les listes infinies et les « au cas où ». Évitez aussi les captures de sites concurrents sans explication : si vous citez une référence, dites ce que vous voulez en retenir (la clarté du menu, la mise en avant des preuves, la simplicité du formulaire).

Comment faire vivre le cahier des charges pendant le projet ?

Un cahier des charges n'est pas figé, il se versionne. Indiquez une date et un numéro de version, et tenez un journal des décisions : chaque arbitrage validé y est inscrit avec sa raison. En fin de projet, ce journal devient la mémoire du site et permet de comprendre pourquoi un choix a été fait.

Questions fréquentes sur le cahier des charges d'un site web

Combien de pages doit faire un cahier des charges de site web ?

Pour la plupart des sites de PME, quelques pages suffisent. L'important est que chaque rubrique soit claire et vérifiable : un objectif mesurable, des publics limités, des parcours décrits, des fonctionnalités priorisées. Un document long mais flou protège moins qu'un document court et précis.

Faut-il un cahier des charges avant de contacter une agence web ?

Ce n'est pas obligatoire. Beaucoup d'agences, dont Najumi, aident à formaliser le cahier des charges après un premier atelier de cadrage. Il suffit d'arriver avec votre objectif, vos publics et vos contraintes. Le document se construit ensuite à deux, puis devient la référence du projet.

Qui doit rédiger le cahier des charges ?

L'entreprise porte le besoin, le prestataire aide à le traduire en exigences. La personne qui décide doit valider le document, et quelqu'un au contact des clients doit le relire : c'est lui qui repère les parcours oubliés et les objections qui manquent.

Faut-il dessiner les maquettes dans le cahier des charges ?

Non. Un schéma d'arborescence et quelques wireframes simples suffisent. Les maquettes graphiques arrivent pendant la phase de conception, une fois le périmètre validé.

Le chiffrage doit-il être précis dès la consultation ?

Demandez un chiffrage par lot, avec les hypothèses retenues. Il se précise quand les contenus et les intégrations sont confirmés. Un devis qui ne détaille ni les lots ni les exclusions ne permet pas de comparer.

Peut-on démarrer un site sans cahier des charges ?

On peut, mais on le paie en allers-retours et en décalages. Même un document d'une page, validé par la bonne personne, évite une grande partie des malentendus.

Conclusion

Un bon cahier des charges ne cherche pas la perfection. Il cherche la clarté : un objectif mesurable, des publics limités, des parcours clés, des gabarits essentiels, des fonctionnalités priorisées, des intégrations maîtrisées, la performance et l'accessibilité posées dès le départ. Ajoutez une gouvernance simple et deux lots : les devis deviennent comparables et la mise en ligne ressemble à ce que vous aviez imaginé.

Vous préférez construire ce document avec quelqu'un ? Nous commençons chaque création de site internet par un atelier de cadrage. Parlez-nous de votre projet : devis gratuit et sans engagement.